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 お金をかけないシステム改善のヒント


まずは、無駄の発見から!

いろいろな無駄の中に、データの管理方法があります。
まずは、身近な所にひそむ無駄の発見からやってみましょう!

(1) 1日の仕事中に、データとかかわっている時間の合計を算出してください。
(2) 数字や文字だけでなくイラストや写真等コンピュータ画面に入りそうなものを見たり、聞いたり、書いたり、伝えたり、考えたり、調べたり、編集したり、または、コンピュータ画面を見たり、操作している時間のトータルです。
(3) この作業を最新のシステムでコンピュータ処理したと想像してください。
(4) 最初に算出した時間から最新のシステムで処理した時間を引いてください。
(5) 差し引いて出た時間に任意の期間の人件費や関連経費の合計を掛けてください。
(6) 算出された金額がその期間の無駄です。

少々、あらっぽい計算ですが、遠からず当たっていると思います。

システムの改善
算出された金額と同じ資金で、システムの改善が図れれば、その期間の経過後は現在負担している無駄な経費を出費しなくてすむことになります。
その期間我慢することが可能であれば、システムの導入を積極的に検討すべきでしょう。
システムといっても、ソフトウェアとハードウェアの組み合わせです。
ハードウェアの中心となるパソコンは、いまや5万円を切る商品も登場しています。
採用するシステムに使えるかどうかは別にして、市販のものを使う限り、ハードウェアはかなり安くなっています。
問題は、むしろ採用するソフトウェアです。

ソフトウェアがポイント
最少投資を第一とする場合には、市販のパッケージソフトをまず検討することになります。
フリーソフトやシェアウェアといったものもありますが、仕事で利用するには不安です。
ぴったりのパッケージソフトが見つかればすぐ採用しましょう。
もしこの段階でも、まだ二の足を踏んでいるとしたら、上司の認識不足や操作上の不安、業務スタイルの変更に対する不安等いろいろなケースが考えられます。
しかし、無駄の解消のためにがんばってください。
また、数十台のコンピュータがクライアントサーバーシステムで稼動している企業でも、システム化された特定の業務処理以外は、コンピュータを使っているといっても、実際にはワープロソフトやメールだけということも意外と多いようです。
これは、大規模なシステムを取り扱っているソフトハウスに小さな開発を依頼しても採算が取れないからです。
そうした部分をどのように改善していくか、そろそろ検討する時期に来ているかもしれません。

パッケージソフト
市販のパッケージソフトには、役に立つものがたくさんありますが、使用しているソフトがワープロだけというのでは、ちょっともったいないようにも思えます。
もちろん、必要のないソフトを導入しても意味のないことは、言うまでもありません。
しかし、他に何を使ったら良いのか分からないか、使いたいソフトを提案しても、ただの甘えにとられるのを恐れ、しかたなく我慢しているケースの方が多いようです。
たしかに市販のパッケージソフトを購入したからといって、どれほどの実益があがるのかは、仕事とソフト両方を熟知していない限り、説得力のある回答は出ません。
そこで、担当者は、仕方なく自費でソフトを購入し、公然とまたは隠れて使うという構図が生まれます。
それでも、使えば結構役立っていることが多いので、それなりに会社に貢献しています。

小さな改善も積極的に
問題は、その担当者が移動や退職時に自分のソフトであることを理由にプログラムを消していってしまうという事です。
あたりまえといえばそれまでですが、仕事中に作成したデータまできれいにしてしまう事が多く、会社としては目に見えない大きな損失ということになります。
こうしたことを考えれば、現場の人間が、新しいソフトを必要としていることが分かった時点で、上司は前向きな姿勢で検討すべきでしょう。
担当者は、すでに深刻な場合が多いからです。
たとえ説得力のある回答が見つけられなくても、無駄の解消のために役立つと容易に判断できる場合は、採用すべきです。
担当者が積極的な姿勢を見せている場合は、なおさらです。
比較的短期間にもとが取れ、後任者が負う同じ苦労の解消にもつながる可能性が高いからです。

分かりにくいデータベース
しかし、無駄を解消するために必要なソフトがデータベースソフトの場合は、別の問題があります。
パッケージソフトは、その目的がはっきりしているため、多くの場合その結果をすぐに確認することができます。
しかし、ビジネスソフトの三種の神器と言うべき、ワープロ、表計算、データベースのなかでも、このデータベースソフトは働きや機能が理解しにくく、気軽には使いこなせないからです。
ワープロや表計算ソフトならば、パソコンの中での働きがイメージしやすく、例えばワープロなら、パソコンの画面の中に便箋かレポート用紙があって、そこに字を書いていると思えばよいし、表計算ソフトにしても自動的に計算してくれる集計用紙だと思えば、それを手がかりに使い始めることが出来ます。
これに対して、データベースソフトの全体像は漠然として簡単にはイメージすることができません。
これが、気軽には使いこなせない理由のひとつです。

奥の深いデータベースソフト
データベースとは、大量のデータを系統的に整理、管理するためのシステムまたはファイル郡のことですが、このデータベースを作成し、そのデータベースを使用するためのプログラムも作成できるソフトウェアがデータベースソフトです。
こうしたことから市販のパッケージソフトといっても、データベースソフトは使い始めるまでの敷居が少し高いソフトだと言われています。
しかし、それだけ難解な分、業務の流れにあわせたデータ処理を可能にし、データの整理分析に大いに役立たせることができます。
別の言い方をすれば、データベースの利用は、規模の大小を問わず業務の効率化を図り、データの整理分析を通して新たな可能性を発見するのための最大の「カギ」となるからです。

データベースソフトAccess
一般のエンドユーザーが容易に入手できるデータベースソフトとして、Access はその代表格といえます。
市場占有率から見てもワープロソフトは Word 、表計算ソフトは Excel 、データベースソフトはAccess が各分野のトップをキープしています。
Access は、各ウィザード機能によって、基本的なデータベースが比較的容易に作成できるため、経費節約の為、みずからデータベースソフトに挑戦する担当者も多くいます。
しかし、現実には思ったより奥が深く、挫折したり、中途半端だったり、操作や入力作業がしずらかったりと、とても苦労しているようです。
 これでは、大切な時間を無駄にすることにもなりかねません。
ウィザード機能によって、「容易に作成」できたものが「本当に役立つ」ものであるとは限りません。
このこと事は、積極的にAccessを利用しようとすれば、すぐに気が付きます。

Accessのユーザー
Access は、自分の目的にかなうようカスタマイズしたり、応用的な機能を求めようとすると、ウィザードでの愛想のよさとは裏腹に、途端に気難しくなります。
いってみれば、ここからは、本当に興味のある人間か、プロの領域です。
中途半端な気持ちで先に進むと本来の仕事を圧迫するだけでなく、他に迷惑をかけることにもなりかねません。
マイクロソフトによれば、Access のユーザーは、ソフトハウスや、企業内のシステム部門などが、合わせて全体の約3分の2を占め、純粋なパソコンのエンドユーザーは残りの3分の1ぐらいだということです。
Access は、専門のエンジニアがシステム開発のために使っている比率が高いということです。

応用範囲の広いAccess
専門のエンジニアが、Access を利用する理由のひとつに、その守備範囲がとても広いということが挙げられます。
市販のパッケージソフトという概観を備えながらも、プログラミング言語が使用できる本格的な開発用ソフトで、データベースの構築には、いろいろな配慮が施されています。
このため、開発期間の短縮化をはかることができ、コスト削減にも貢献しています。
実際に Access を使ってどのようなことが実現できるかは、アイデアしだいと言えるかもしれません。
別のページでご紹介している弊社が開発した司法書士専用の業務用プログラム「書類名人」も Access を使って開発しています。機能の一部をご案内していますので、参考にしてみてください。

操作は簡単の方が良い
無駄を省くことと、データベースソフトを使えるようにすることは別の問題です。
Access の構成要素である「テーブル」「クエリー」「フォーム」「レポート」の役割をそれぞれ理解し、思ったとおりの処理が実現するとそれなりの満足感が得られます。
しかし、業務の効率化のためにはじめた取り組みが、知らないうちにプログラムの開発言語の習得を目的とするようになったのでは本末転倒です。 
大切なことは、操作する人の立場に立った開発をするということです。
それでも、データを入力し、必要なデータの抽出及び加工といった作業をする場合に、データベースの知識が必要となる場合もあります。
市販のパッケージソフトにしても、汎用性を高めるために、いろいろな機能が用意されている反面、操作が複雑化してしまい、利用するまでのトレーニング期間が、結局長くなってしまうという事もあります。
 もともと、オリジナルソフトは仕事の流れに合わせて開発するので、必要のない機能は、はじめから付けません。
このため、データベースの知識を必要としない簡単な操作で、情報を生かし、役立てることが出来るよう完成度を高めることが可能です。
実際に、使用しているプログラムが Access または、データベースであることを知らないで使っている人も結構います。

開発者の育成
経営的には、専門のソフトハウスに依頼した場合と自社で完成度の高いレベルのシステムを構築するまでの期間や負担を計りにかけ検討することになるでしょう。
しかし、データベースシステムが構築されたからと言ってそれで終わりではありません。
それは、厳しい環境変化に対応するために業務処理手順が将来に渡っていつまでも同じというのはとても考えにくく、構築されたシステムが完璧ということは、ありえないからです。
また、機能の変更、修正、追加等も必要になるかもしれません。
データベースシステムの構築にあたっては、こうした運用面でのサポートやちょっとしたメンテナンス等に関する負担も念頭に入れ、無駄を解消し効率的な業務処理を将来に渡って実現していくために、社内に専門の技術者を育てるべきかどうかも含め、検討する必要があると思います。

より快適な環境を求めて・・・<主な業務内容>
・ソフトウェアの開発&販売。データベース設計&システムコーディネート。
・ITコンサルティング。社内ネットワークの構築&サポート。
・ホームページ&デジタルコンテンツの制作。パソコン出張指導&サポート。
・司法書士事務所専用の弊社開発ソフト_書類名人の販売。
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